Veel voordelen met een geavanceerd cursistenvolgsysteem.

Transparantie bieden aan het rijk, cursisten en organisaties door optimalisatie van interne en externe processen.

Met jaarlijks duizenden cursisten waar het nodige administratiewerk bij komt kijken, kwam TopTaal op het idee naar de mogelijkheden van digitalisering te kijken. Ze begonnen zelf met het onderzoeken van interne processen en kwamen snel uit op maatwerksoftware. Alleen zo zouden ze transparantie kunnen bieden en tegelijk kunnen communiceren met het rijk, cursisten en organisaties. Een complex vraagstuk waar wij bij Lifely graag mee aan de gang gaan.

  • customerjourney
  • development
  • graphQL
TopTaal_Visual1
  • Ontdekking van technologie dat maandelijks doorgezet wordt
  • MijnTopTaal is uniekconcurrenten willen het ook
  • Efficiëntiegeen excel bestanden, maar tijdwinst

De onderzoeksfase.

“We hadden helemaal uitgedacht hoe alle processen bij ons liepen, welke data er allemaal in het systeem zouden moeten staan en wat we allemaal wilden”, vertelt José Glas, product owner van MijnTopTaal. “En toen kwam Lifely met zijn nieuwe manier van werken, waarbij je omarmt dat je nog niet weet wat je in de toekomst wilt hebben.” Samen gingen we aan tafel om tot de kern van de ambitie te komen, valideerde het met de gebruiker en gaven de weg naar succes vorm. Succes waar we nog steeds aan bouwen.

MijnTopTaal.

Toekomstbestendig en AVG-proof

Drie doelgroepen in één systeem

De samenwerking tussen TopTaal en Lifely leverde MijnTopTaal op, een applicatie waarin de cursistenadministratie wordt bijgehouden. Toekomstbestendig en AVG-proof, zoals Toptaal wenste. Inmiddels kunnen 3000 cursisten, 200 docenten en 40 opdrachtgevers (gemeentes en bedrijven) in het systeem. De cursisten zien bijvoorbeeld in welke groep ze zitten, welk budget ze kunnen gebruiken en hoe ze hun examens hebben gedaan. Docenten weten door de tool wie er aanwezig is, wat de voortgang is en wie in welke groep zit. En gemeentes hebben weer grip en zicht op de voortgang van het inburgeringstraject.

Het eerste design staat nog steeds.

Zoals het in de beginfase is bedacht

Nieuwe functionaliteiten op aanvraag van gebruikers.

De hele applicatie wordt constant ge-update. Zo wilde een gemeente graag zelf kandidaten aanmelden en volgen. Onze developers zorgde ervoor dat dit kon, waarna TopTaal een aanbesteding gegund kreeg en wij door konden bouwen.

“We zijn nu 1,5 jaar bezig, maar we hebben nog slechts het topje van de ijsberg.“

José Glas, product owner MijnTopTaal

High effort, high reward

Onze designer Bas Dobbelaer en developer Jesse de Vries kijken met een goed gevoel terug naar het bouwen van het facturatiesysteem. Jesse: “Het was een heftig traject om te achterhalen hoe het bestaande facturatiesysteem werkt. Om alle regeltjes scherp te krijgen, hebben we er veel effort in gestoken en veel vragen gesteld. “Het resultaat scheelt TopTaal enorm veel werk” vult Bas aan. “ze kunnen nu meer bereiken met minder inzet. Dat ambieer je als designer.” “High effort, high reward”, concludeert Jesse.

Van maintenance naar innovatie

Nog steeds ontwikkelen we samen met TopTaal door, om de twee weken leveren we nieuwe functionaliteiten op. Hierdoor heeft TopTaal een unieke positie in de markt qua digitalisering. "Al is dit pas het begin", zegt José Glas. TopTaal zou graag verder gaan met nieuwe innovaties, zoals big data en machine learning. Van maintenance naar innovatie. Van een simpele machine maken we een complexe machine die er simpel uitziet. Waarbij we gebruik maken van de vele data die er zijn. Door deze slim te gebruiken kunnen bepaalde processen snel versimpeld worden.

MijnTopTaal wordt inmiddels gebruikt door 3000 cursisten, 200 docenten en 40 opdrachtgevers.

Het TopTaal team