Partners in succes

Een maatwerkoplossing om cursisten die inburgeren te volgen. Dat was de vraag van TopTaal. Uiteindelijk kreeg het instituut een systeem waarin opdrachtgevers, docenten en cursisten alles kunnen vinden wat ze nodig hebben.

Geoliede machine

Het inburgeringsinstituut TopTaal had nog maar net bedacht dat ze een maatwerkoplossing wilde om haar cursisten te volgen, of Lifely belde. “Meestal wordt koude acquisitie afgewimpeld …”. In gesprek met José Glas, product owner van mijnTopTaal.

Toen kwam Lifely…

 “We hadden helemaal uitgedacht hoe alle processen liepen bij ons, welke data er allemaal in het systeem zouden moeten en wat we allemaal wilden”, vertelt Glas, “en toen kwam Lifely met zijn nieuwe manier van werken, waarbij je omarmt dat je nog niet weet wat je in de toekomst wilt hebben.” Tegelijkertijd maakte Lifely kennis met de wereld waarin TopTaal werkt. “Je bedenkt iets, maar een maand later moet het toch anders”, zegt Glas, “gelukkig hebben ze niet zoiets van: dit hebben we afgesproken, dus gaan we dat doen.”

"Gelukkig denkt Lifely met ons mee bij het bepalen van de strategie. Ze zijn een soort collega’s."
José Glas, TopTaal

Drie doelgroepen

De samenwerking tussen TopTaal en Lifely leverde mijnTopTaal op, een applicatie waarin de cursistenadministratie wordt bijgehouden. Toekomstbestendig en AVG-proof, zoals Toptaal wenste. Inmiddels kunnen 3000 cursisten, 200 docenten en 40 opdrachtgevers (gemeentes en bedrijven) in het systeem. De cursisten zien bijvoorbeeld in welke groep ze zitten, welk budget ze kunnen gebruiken en hoe ze hun examens hebben gedaan. Docenten weten door de tool wie er aanwezig is, wat de voortgang is en wie in welke groep zit. En gemeentes hebben weer grip en zicht op de voortgang van het inburgeringstraject.

Constant updaten

De hele applicatie wordt constant ge-update. Zoals vorig jaar bij een aanbesteding van de gemeente Rotterdam. De gemeente wilde graag ter plekke afspraken voor een taaltoets kunnen maken met uitkeringsgerechtigden. Lifely zorgde ervoor dat dit kon, waarna TopTaal de aanbesteding gegund kreeg. De komende jaren zal er nog veel veranderen. Zo willen opdrachtgevers sturings- en managementinformatie uit het systeem kunnen halen. En wil TopTaal aan de slag met nieuwe innovaties, zoals big data en machinelearning. “We zijn nu 1,5 jaar bezig”, aldus Glas, “maar we hebben nog slechts het topje van de ijsberg.“

Bekijk TopTaal door de ogen van de

“Mijn rol is veranderd. Het designen van de knop is bijzaak geworden. Ik ben meer bezig met het concept, met de logica die achter een knop zit.”

Bas Dobbelaer, UX-designer

“Je kunt wel alles van tevoren beschrijven, maar dat heeft geen zin. Omdat tegen de tijd dat je het af hebt, de wereld veranderd is.”

José Glas, TopTaal

“Dat zit zo in onze natuur: 100% focussen op inhoud, en vanuit daaruit een grote verbeterslag maken.”

Jesse de Vries, Lead Developer

Meedenken over strategie

Dat mijnTopTaal werkt, zien ook de concurrenten. Ze hebben al gevraagd of ze er ook gebruik van mogen maken. “Willen we dat wel?”, vraagt Glas zich af, “gelukkig denkt Lifely met ons mee bij het bepalen van de strategie. Ze zijn een soort collega’s. Of beter nog: ze zijn partners van ons bedrijf.”

“We spreken elkaars taal”

Een geoliede machine, zo noemen UX-designer Bas Dobbelaer en Lead Developer Jesse de Vries de samenwerking met TopTaal. De designer, de developer en product owner José vormden echt een drie-eenheid. “José spreekt onze taal”, vindt Jesse, “en ze heeft ons stapsgewijs meegenomen zodat we ook haar taal spreken.”

Eerste design staat nog steeds

Al vanaf het begin liep het proces goed. En werden de juiste keuzes gemaakt. Bas: “Het design staat zoals het in de beginfase is bedacht. Ik ben er trots op dat we daarop niet zijn teruggekomen”. Vanuit dit design is Jesse bezig geweest met het concept. “Het was super interessant om alle addertjes onder het gras te zoeken en om alle gaten af te dekken. Zodat alles via het systeem kan worden gedaan.”

High effort, high reward

Bas en Jesse kijken vooral met een goed gevoel terug op het facturatiesysteem. Jesse: “Het was een heftig traject om te achterhalen hoe het bestaande facturatiesysteem werkt. Om alle regeltjes scherp te krijgen, hebben we er veel effort in gestoken en veel vragen gesteld. “Het resultaat scheelt TopTaal zoveel werk”,  vult Bas aan, “ze kunnen nu zo veel meer bereiken met minder inzet. Dat ambieer je als designer.” “High effort, high reward”, concludeert Jesse.

 

Meerdere invalshoeken

Ook heel uitdagend was het planningsgedeelte. Jesse: “Dat is niet zo’n exacte wetenschap als facturatie. Er zijn duizenden manieren om iets te plannen. Met veel invalshoeken. Uiteindelijk kwamen we tot de conclusie: we moeten iets verzinnen dat toestaat dat er meerdere invalshoeken zijn. We hebben een open systeem bedacht waarin we makkelijk zaken kunnen opnemen die niet gepland zijn.”

Van maintenance naar innovatie

Doordat Lifely met korte cycles werkt, kan ze supersnel handelen. Jesse: “Hierdoor heeft TopTaal nu een unieke positie in de markt qua digitalisering.” Maar – zoals José al zei – is dit maar het begin. “We gaan nu van maintenance naar innovatie”, verduidelijkt Jesse, “van een simpele machine maken we een complexe machine die er simpel uitziet. Daarbij willen Lifely en TopTaal gebruik maken van de vele data die er zijn. Door deze slim te gebruiken kunnen bepaalde processen versimpeld worden.

arrow
arrow

Het TopTaal team

We maken producten. Maar we zijn mensen. We zijn makers. Ondernemers. Een club blije nerds. Een selectie uit de helden die TopTaal tot een succes maken.

Vraag ons omdat wij niet alleen in opdracht van jou werken, maar ook van jouw klant én gebruiker. Vraag ons als je gelooft in gelijkheid. En een duurzame relatie. Want die duurt het langst.

Ontmoet de rest van onze makers